Catene di farmacie
Catene di farmacie: documenti, scadenze e audit sotto controllo in ogni farmacia
Autorizzazioni, documenti, scadenze, controlli, vendite e ordini online su un’unica schermata per farmacia.
Cosa copre SiteQuilt e cosa resta fuori
SiteQuilt copre il flusso operativo della catena o della farmacia: cassa e scorte, ricevimento e fornitori, lotti e scadenze, temperature dove serve, audit e checklist, prevenzione delle perdite con la cassa e le telecamere già presenti, più sedi e team.
SiteQuilt non:
- decide sui farmaci in convenzione;
- valida il contenuto delle ricette mediche;
- riporta in SIUI / CNAS;
- copre la farmacovigilanza o altri aspetti professionali e regolatori specifici della farmacia, oltre alle operazioni sopra.
Cassa: SiteQuilt può gestire cassa e magazzino propri oppure collegarsi al sistema già in uso se rispetta i requisiti di integrazione. Non pubblichiamo un elenco di marchi.
A chi si rivolge
Per catene e reti con più farmacie. Ogni farmacia conserva autorizzazioni, documenti del personale, registrazioni di temperatura e date di scadenza, e la sede centrale deve sapere in ogni momento cosa manca e dove. SiteQuilt conserva queste registrazioni per farmacia, trasforma le procedure interne in checklist e audit e le collega a vendite, magazzino e ordini online. Supporta le tue procedure; la responsabilità della conformità resta all’operatore.
Catene di farmacie
Problemi tipici
Autorizzazioni e documenti scadono senza che nessuno se ne accorga
Autorizzazioni di esercizio, documenti del personale e contratti vengono seguiti in raccoglitori e fogli di calcolo, senza avvisi.
Prodotti vicini alla scadenza
I lotti vicini alla data di scadenza vengono scoperti tardi, all’inventario o sullo scaffale.
Registrazioni di temperatura e conservazione su carta
I controlli di frigoriferi e magazzino vengono scritti a mano e sono difficili da mostrare su richiesta.
Standard diversi in ogni farmacia
Esposizione, pulizia e procedure vengono controllate solo durante le visite.
Domande ripetute dei clienti
Orari di apertura, disponibilità e stato degli ordini tolgono tempo al team al banco.
Numeri per farmacia in ritardo
Fatture, vendite e costi per farmacia arrivano a fine mese.
Piattaforma
Moduli che li risolvono
Controlli Vision (monitoraggio video) con le telecamere
Controlli facoltativi sulle telecamere che hai già, con elaborazione in sede.
Vedi il modulo →Assistente vocale per il personale
Risposte vocali su procedure interne e domande di turno, nella lingua di ogni persona.
Vedi il modulo →Assistente in chat multilingue
Risponde ai clienti su orari, disponibilità e ordini e passa al team tutto il resto.
Vedi il modulo →Audit e checklist
Audit di apertura, temperatura, pulizia e audit interni con foto, punteggio e scadenza.
Vedi il modulo →POS per cassa e magazzino
Inserimento ordini, pagamento con carta e scontrino fiscale e magazzino con monitoraggio delle scadenze, oppure un collegamento al tuo sistema attuale.
Vedi il modulo →Report
P&L e cash flow per farmacia, una dashboard dei documenti mancanti o in scadenza.
Vedi il modulo →Ordini online ed e-commerce
Un negozio online sincronizzato in tempo reale con la cassa della farmacia: stessi prodotti, prezzi e disponibilità.
Vedi il modulo →Catene di farmacie
Una giornata tipo, passo dopo passo
Come si svolge in SiteQuilt la giornata di una farmacia.
1
Apertura
La checklist di apertura copre pulizia, esposizione e registrazione della temperatura del frigorifero, con una foto dove serve.
2
Documenti
La dashboard mostra quali autorizzazioni o documenti del personale scadono a breve, per farmacia, con un avviso al responsabile.
3
Consegne e scadenze
Le fatture dei fornitori arrivano automaticamente dal sistema nazionale di fatturazione elettronica; i lotti vicini alla scadenza vengono segnalati.
4
Banco e online
La cassa e il negozio online condividono gli stessi prodotti e la stessa disponibilità; gli ordini online vengono preparati per il ritiro.
5
Domande dei clienti
L’assistente in chat risponde su orari, disponibilità e stato degli ordini e passa al team tutto il resto.
6
Chiusura e report
La checklist di chiusura conferma cassa e sicurezza; le vendite vengono confrontate con il report Z e confluiscono nel P&L della farmacia.
Integrazioni
Funziona con i sistemi che usi già
Le fatture elettroniche dei fornitori possono essere scaricate automaticamente dal sistema nazionale di fatturazione elettronica e inviate alla tua contabilità (per l’Italia, lo SdI è integrabile tramite API, una volta fornite le credenziali). I collegamenti con gestionali di farmacia o ERP dipendono dal fatto che il tuo fornitore offra un’API o delle esportazioni, e vengono confermati durante l’analisi. SiteQuilt non gestisce ricette mediche né dati dei pazienti.
Compliance
Registrazioni pronte quando qualcuno le chiede
Farmacie e distributori operano secondo norme sanitarie nazionali e linee guida di buona pratica che richiedono procedure documentate, condizioni di conservazione e personale qualificato. SiteQuilt ti aiuta a tenere queste registrazioni organizzate per sede, con date e responsabili, e mostra cosa sta per scadere o manca. Non sostituisce il tuo sistema qualità né la responsabilità professionale, e l’adattamento alle tue procedure deve essere verificato dal tuo specialista qualità o legale.
Pilota in una sede
Parti in piccolo, misura, poi estendi
- Analisi: mappiamo una sede, i suoi sistemi e i processi descritti sopra.
- Configurazione: sedi, utenti, ruoli, checklist e il primo scadenzario dei documenti.
- Uso dal vivo: il team lavora in SiteQuilt ogni giorno; registriamo il punto di partenza.
- Revisione: insieme confrontiamo gli indicatori e decidiamo le sedi successive.
Cosa misuriamo nel pilota
- Documenti validi per sede
- Controlli di temperatura completati secondo programma
- Prodotti vicini alla scadenza gestiti in tempo
- Tempo necessario per prepararsi a un’ispezione
Misuriamo il tuo punto di partenza. Non promettiamo cifre in anticipo.
FAQ
Domande che ci fanno
Come teniamo aggiornati autorizzazioni e documenti in ogni farmacia?
Ogni documento viene registrato per farmacia con la sua data di scadenza. Il responsabile riceve un avviso prima della scadenza e una dashboard mostra cosa manca.
Possiamo monitorare le date di scadenza dei prodotti?
Sì. Prodotti e lotti vengono registrati con la loro data di scadenza e la farmacia riceve un avviso prima che scadano.
L’assistente virtuale dà consigli medici?
No. Risponde a domande pratiche come orari, disponibilità e stato dell’ordine e passa al tuo team tutto il resto.
Funziona con il nostro gestionale di farmacia attuale?
SiteQuilt ha un proprio POS con magazzino, oppure si collega al tuo sistema attuale se offre un’API o delle esportazioni. Lo confermiamo durante l’analisi.
Servono nuove telecamere?
No. I controlli Vision sono facoltativi e usano le telecamere che hai già, con elaborazione in sede.
Come viene definito il prezzo per le catene di farmacie?
Per le catene di farmacie prepariamo un’offerta nel piano Personalize, con i moduli scelti dopo l’analisi.
Guarda SiteQuilt sui tuoi processi
Una presentazione costruita sul tuo settore e sulle tue sedi. Funziona sopra POS, ERP e contabilità che già usi.