Cum reconciliezi vânzările zilnice cu raportul Z

Ghid practic pentru operatori cu mai multe locații.

De ce raportul Z este referința

Raportul Z închide ziua pe fiecare casă de marcat. Este cifra care merge la contabilitate și la autoritatea fiscală, așa că orice altă cifră de vânzări din afacere ar trebui să se potrivească cu ea. Când raportul din POS, rapoartele platformelor de livrare și raportul Z spun povești diferite, nimeni nu mai știe care cifră e cea reală.

Reconcilierea înseamnă pur și simplu să pui aceste cifre una lângă alta în fiecare zi și să explici orice diferență cât timp oamenii încă își amintesc ce s-a întâmplat.

Ce îți trebuie înainte să începi

• Raportul Z al fiecărei case, pentru aceeași zi de lucru.
• Raportul de vânzări din POS, împărțit pe canale: sală, pickup, livrare și online.
• Lista zilnică a comenzilor Glovo și Bolt și a comenzilor online proprii, cu anulări.
• Totalurile de la terminalul de card și numerarul numărat în ziua respectivă.
• O definiție clară a zilei de lucru, mai ales dacă închizi după miezul nopții.

Rutina zilnică

Fă-o în același moment în fiecare zi, ideal a doua zi dimineața, de aceeași persoană sau același rol.

• Ia totalul din raportul Z pentru fiecare casă și adună-le pe locație.
• Ia totalul vânzărilor din POS pentru aceeași zi și locație, cu toate canalele care trebuie fiscalizate.
• Compară-le. Dacă se potrivesc, notează ziua ca reconciliată și treci mai departe.
• Dacă diferă, împarte diferența pe canale și caută cauza după checklist-ul de mai jos.
• Notează cauza și remedierea, ca aceeași problemă să fie mai ușor de găsit data viitoare.

Ce verifici când cifrele diferă

Cele mai multe diferențe au câteva cauze obișnuite. Verifică-le pe rând.

• Comenzi plătite, dar nefiscalizate, de exemplu comenzi online sau de livrare care n-au ajuns la casă.
• Taxe de livrare sau extra-uri încasate de la client, dar care lipsesc de pe bon.
• Reduceri aplicate diferit în POS și pe bon, inclusiv rotunjiri la mai multe produse identice.
• Anulări și retururi înregistrate într-un sistem, dar nu și în celălalt.
• Comenzi plasate chiar înainte de miezul nopții și numărate în zile diferite.
• O casă care nu a fost închisă sau un raport Z care lipsește.

Card, numerar și plățile de la platforme

După ce vânzările se potrivesc cu raportul Z, verifică partea de bani. Totalurile de la terminalul de card trebuie să se potrivească cu vânzările pe card, numerarul numărat cu vânzările cash, iar plățile de la Glovo și Bolt cu comenzile livrate, minus comisioanele. Aceste verificări merg des în alt ritm, săptămânal sau la fiecare plată, dar trebuie să folosească aceleași cifre zilnice.

Păstrează o evidență simplă

Pentru fiecare zi și locație, păstrează totalul Z, totalul din POS, diferența, cauza și cine a închis-o. După câteva săptămâni, evidența arată ce cauze se repetă, ce setări trebuie corectate și ce locații au nevoie de mai mult training. Tot ea îți va fi cerută de contabil când o lună nu iese.

Automatizează unde poți

Făcută manual într-un fișier, rutina aceasta merge pentru o locație, dar devine grea pentru mai multe. În SiteQuilt, rapoartele Z sunt preluate zilnic și potrivite cu vânzările pe locație și pe canal, așa că echipa se uită doar la zilele și canalele care nu se potrivesc. Diferența și cauza ei rămân atașate zilei, gata pentru contabilitate.